Covid-19: como migrar do trabalho remoto para o escritório?

A pandemia do novo coronavírus teve um impacto marcante no mundo corporativo. Legiões de trabalhadores foram enviados para o trabalho remoto e, em casa, estão tentando manter os negócios em ordem – e a saúde também.

Enquanto muitas empresas estão deixando na mão dos colaboradores a decisão de um home office eterno (Twitter e Facebook abriram essa possibilidade, e Nubank liberou o trabalho remoto até o fim do ano), outras estão traçando um plano de como voltar ao escritório com segurança.

Saiba para quais aspectos olhar ao fazer um plano de retorno ao trabalho presencial após a Covid-19, respeitando regras de segurança e adaptando-se às restrições.

Planejando a transição

O planejamento para o retorno ao escritório deve abordar dois momentos: o curto e o longo prazo. Os riscos à saúde e à segurança na empresa devem ser identificados e gerenciados corretamente, e os funcionários precisam se comprometer com as restrições.

A longo prazo, o plano de transição contempla análises gerais sobre a saúde financeira da empresa para enfrentar a crise, a capacidade de adaptação do espaço de trabalho para receber os colaboradores, além de respostas a uma possível segunda onda de contaminação pelo vírus.

De imediato e a curto prazo, o gerenciamento de riscos será essencial para a migração, bem como a hipervigilância sobre a limpeza do ambiente, o distanciamento físico e a participação dos colaboradores nesse processo.

Também será preciso estabelecer novas diretrizes sobre viagens a trabalho e sobre o atendimento presencial a clientes, assim como ter uma resposta rápida e eficaz para o surgimento de casos de Covid-19 entre os funcionários.

Isso quer dizer que o plano de prevenção vai se juntar às outras medidas de saúde ocupacional que já faziam parte da rotina dos escritórios.

As respostas às perguntas a seguir devem integrar o plano de retorno:

Veja como trabalhar os quatro aspectos mais importantes do planejamento.

Para um escritório mais seguro, é preciso criar um planejamento completo de retorno do trabalho remoto.

Higienização

A primeira coisa que vem à cabeça para o retorno ao escritório é a higienização. Todos precisam confiar que o ambiente está limpo e desinfetado para que seja seguro sair do home office.

Portanto, antes mesmo que toda a sua equipe volte, é importante criar novas rotinas de limpeza de escritório, focadas nas necessidades impostas pelo novo coronavírus. É preciso conhecer as áreas que apresentam mais riscos, aumentar a quantidade de dias para a limpeza do local e contar com produtos que ofereçam eficácia na desinfecção contra o vírus. 

Aqui, no blog da Riccó, preparamos um conteúdo específico para ajudar você a montar uma rotina de limpeza de escritório para o combate da disseminação do coronavírus na sua empresa. 

Além da higienização do local, é preciso considerar que superfícies altamente tocadas são um problema, como interruptores, torneiras, bebedouros, maçanetas, telefones, botões de elevador, mesas e corrimão de escadas. A solução é espalhar pontos de dispenser com álcool gel pelo local e disponibilizar o produto na mesa dos funcionários.

Além de oferecer o álcool 70º, lembre-se de manter o banheiro sempre abastecido de sabonete e toalhas descartáveis para que os seus funcionários possam lavar as mãos adequadamente. 

O mesmo deve ser aplicado com os EPIs para o time da limpeza. Considerando que a indicação é o uso de luvas e a troca de máscaras toda vez que elas ficarem úmidas, é essencial que a empresa ofereça uma quantidade considerável de materiais para que essa equipe possa trocar e, consequentemente, evitar o contágio e a contaminação pelo novo coronavírus. 

Dica: para que o ambiente fique mais limpo, invista em tapetes desinfetantes, ou seja, aqueles que podem ser abastecidos com água sanitária ou cloro para desinfetar os sapatos de quem entra.

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Máscaras e álcool gel: itens básicos para um trabalho em segurança.

Qualidade do ar interno

Ao retornar do trabalho remoto, é preciso ter em mente que diversas pessoas passam a ocupar o mesmo espaço na empresa e, consequentemente, a respirar o mesmo ar. 

Uma das questões muito faladas quando pensamos em conter o coronavírus dentro de ambientes fechados é a circulação do ar, que deve ser sempre renovado e, de preferência, do lado externo. 

De acordo com a Abrava (Associação Brasileira de Refrigeração, Ar Condicionado, Ventilação e Aquecimento), ambientes climatizados são essenciais para manter a produtividade dos funcionários. Entretanto, diante do atual contexto, é necessário que seja feito manutenção e controle da qualidade do ar com mais frequência.

Para isso, a qualidade do ar deve ser monitorada sempre, para que os níveis de dióxido de carbono estejam controlados. Vale também verificar sistemas de renovação de ar e manter aparelhos de ar-condicionado limpos e com os filtros em bom estado.

Distanciamento social

Uma das alternativas é reduzir a ocupação do espaço, mantendo parte do time em home office por mais um tempo. Outras possibilidades são a atuação em turnos e a separação da equipe em grupos, que trabalham em ambientes separados e sem contato dentro e fora do escritório.

Uma ideia, apresentada pela Fast Company, é ter quatro dias seguidos de trabalho no escritório e 10 dias em casa. A justificativa é que depois de ser infectada, leva-se, em média, três dias para que o doente possa infectar alguém. Isso significa que, teoricamente, as pessoas poderiam trabalhar ou ir à escola por um curto período se passassem mais um tempo em casa.

“Isso diminuirá significativamente o número de casos resultantes de cada infecção e, portanto, fornece uma estratégia viável para o retorno à atividade econômica e pode impedir uma segunda onda de Covid-19”, explica, à Fast Company, Ron Milo, professor de Biologia Computacional e de Sistemas do Instituto Weizmann de Ciência em Israel.

Layout do escritório

Os espaços corporativos terão um novo layout, projetado para a saúde dos trabalhadores, dos clientes e do público em geral. Embora sejam premissas que todos devam seguir, não há uma solução única para as empresas.

O que sabemos até agora é que o retorno gradual ao local de trabalho vai mexer com a disposição dos móveis para permitir mais espaço entre colegas de trabalho, o que significa que será preciso retirar mesas e cadeiras do ambiente temporariamente. Também será necessário adaptar espaços compartilhados, como áreas de lazer, para diminuir a densidade, pensando em proteger a saúde das pessoas.

Limitar quem vai retornar ao escritório, adicionar divisórias de separação nas estações de trabalho e delimitar a aproximação de pessoas por faixas demarcadas no chão foram e estão sendo algumas estratégias de safe design adotadas por empresas que retomaram as atividades presenciais.

Na China, a volta aos escritórios foi escalonada, com trabalhadores saindo do home office pouco a pouco. Algumas empresas implantaram horários mais curtos para que as pessoas não estivessem no transporte público em horários de pico e nem fossem colocadas em risco. O restante do expediente é cumprido em casa.

As áreas colaborativas devem ser adaptadas para que o pessoal do escritório se comunique com quem está em home office. Instale telas, tenha poucas cadeiras para manter o distanciamento e incentive o uso de máscaras – em algumas localidades, ela se tornou um item obrigatório em todos os ambientes.

Uma solução e tendência que o design corporativo traz é a escolha por móveis individuais. Para empresas que desejam manter um distanciamento mais eficiente, mesas de escritórios para uma única pessoa, poltronas com apoio para notebook e espaços com mobílias que preservam a individualidade são grandes apostas para quem deseja regressar do trabalho remoto para o escritório. 

Os móveis para escritório com foco em isolamento, aqueles que passam a sensação de ser um pequeno cubo, com divisórias altas e mais privativos, também estão ganhando espaço dentro das empresas, como uma alternativa para proteger, aumentar a produtividade e criar pequenos núcleos de reunião com mais segurança. 

É importante ressaltar que, ao voltar do trabalho remoto, é normal que os seus colaboradores sintam necessidade de se reaproximar e socializar, portanto, saiba como criar um ambiente seguro, sem que gere a sensação de solidão.

A divisória Pod faz parte do projeto de Safe Design da Riccó e é ideal para criar espaços mais isolados.

 

Comitê de boas-vindas

Retornar ao escritório não será a mesma experiência para todos os colaboradores, isso porque cada pessoa tem os seus próprios sentimentos e perspectivas sobre a pandemia, além do retorno à vida social, que pode dar um pequeno choque de mudanças na rotina de trabalho.

Portanto, para uma volta com tranquilidade do trabalho remoto, é importante que a empresa tenha a preocupação de criar um comitê de boas-vindas, ou seja, um grupo de pessoas responsáveis por gerar conforto, humanização e verificar que todos estão bem com esse retorno.  

Você pode convidar psicólogos, profissionais de RH e líderes de departamento para compor esse grupo. A ideia é também estar atento aos sentimentos e à saúde mental das pessoas e passar tranquilidade. 

Além disso, prepare um kit de boas-vindas para os colaboradores, com máscara, álcool gel e uma carta que transmita a necessidade dessa migração do remoto para o presencial ser feita em equipe e o quão importante é estar juntos novamente. Lembre-se de que essas pessoas precisam se sentir incentivadas e especiais. 

Treinamento para o retorno

Entre tantas mudanças, é importante que os seus colaboradores sejam orientados de como será a nova rotina. Apesar de muito já ter sido falado sobre cuidados com coronavírus, é importante ressaltar e incentivar as boas práticas entre a equipe, de forma que todos cuidem uns dos outros. 

No treinamento, é importante que contenha explicações sobre o distanciamento social, a circulação pelos espaços, como serão os novos horários (caso seja uma opção), quais são as novas regras e quais as ações tomadas pela empresa para melhorar o local de trabalho. 

Se houver novos equipamentos ou processos internos, esse é o momento para apresentá-los e tirar todas as dúvidas. 

Definição dos novos modelos de trabalho

Um aspecto importante que deve estar no plano de regresso da sua empresa é a definição de modelos de trabalho. Todos os meses atuando de forma remota podem ter mudado muitas perspectivas e, provavelmente, os seus colaboradores devem ter suas preferências entre atuar presencialmente, em home office ou híbrido. 

O ideal é que as empresas cheguem a um consenso com a equipe e vejam o que cada funcionário prefere. Por exemplo, para colaboradores com filhos bebês,  dependentes que tenham necessidades especiais ou familiares idosos, ficar em home office pode ser uma solução muito mais agradável, humanizada e que respeite a vida pessoal. 

Lembre-se que cada um tem as suas necessidades e, portanto, é importante avaliar e promover condições para que o trabalho seja feito de forma confortável e segura.

Confiança e transparência

A comunicação é uma etapa tão importante quanto as outras no processo de migração do trabalho remoto para o presencial. A equipe precisa se sentir segura e saber que a empresa se importa com os colaboradores.

Compartilhar projetos que estão em desenvolvimento, ouvir sugestões e atuar juntos para encontrar a estratégia mais segura para o retorno ao trabalho são posicionamentos que os funcionários esperam da empresa.

Aproveite o momento de boas-vindas ou de treinamento para escutar os seus colaboradores, as preocupações que cada um tem e quais as sugestões de melhorias. Você pode fazer isso antes do retorno ao escritório, por e-mail, formulário ou videochamadas, ou pode deixar para fazer presencialmente.

A volta gradual ao local de trabalho exige um plano robusto, que contempla rotina de higienização, comunicação da equipe e adequações na distribuição do mobiliário. É um processo que deve levar em consideração o bem-estar dos funcionários, a cultura organizacional e a transformação do layout.

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