5 dicas para organizar o escritório para a volta da quarentena

A pandemia de Covid-19 esvaziou os escritórios nas últimas semanas, gerando um movimento de migração para o home office. Desde março, funcionários e executivos no Brasil se veem diante de desafios estarrecedores: preservar a saúde, os empregos e os negócios.

É difícil prever quando as pessoas poderão voltar aos ambientes de trabalho e sentar lado a lado, uma vez que o novo coronavírus não será erradicado tão cedo, e uma vacina está prevista apenas para 2021. Mesmo assim, empresas já começam a planejar como vão organizar o escritório para o retorno às atividades, ainda que parcialmente.

Algumas cidades já flexibilizaram o isolamento social para alguns setores, mas com restrições ao número de trabalhadores, horários e atividades, e obrigações quanto ao uso de EPIs.

Aqui estão cinco dicas para preparar a empresa para voltar com segurança à ativa quando a quarentena passar!

1. Novo layout e safe design

Não será possível permanecer com o layout do escritório da pré-pandemia. Como uma das medidas para evitar a transmissão é manter o afastamento social, os funcionários não poderão trabalhar próximos, e será preciso respeitar uma distância mínima de 1 metro entre eles.

A solução será pensar na redução do adensamento das mesas, com poucos funcionários por estação, limitando a aproximação de outras pessoas por faixas demarcadas no chão ou instalando acessórios que protejam o colaborador, como divisores autoportantes.

As empresas vão retornar ao trabalho em dinâmicas diferentes, que vão exigir soluções distintas para cada uma. Entre os cenários possíveis está a volta de toda a equipe, o que pedirá maior espaçamento entre os usuários e higiene reforçada.

Outra possibilidade é intercalar entre trabalho remoto e presencial no escritório. Para este caso, será preciso atuar com estratégias de safe design, com mesas em posição rotativa, limpeza reforçada, circulação restrita e em sentido horário e sem reuniões presenciais. As áreas colaborativas deverão ser replanejadas para abrigarem mais estações de trabalho.

Escritórios de layout aberto serão mais fáceis de adequar em razão do amplo espaço de circulação disponível, possibilitando manter as mesas mais afastadas. Para locais com divisórias, a saída é limitar o número de pessoas por sala – não esquecendo de manter a porta sempre aberta.

2. Reforço da higienização

O retorno dos funcionários virá acompanhado de regras rígidas de higienização, a começar pelo uso de máscaras. Na China, onde a reabertura das empresas já vem acontecendo, trabalhadores são orientados a usar a proteção durante o expediente e têm suas temperaturas medidas ao entrar. Pessoas com sintomas e do grupo de risco são aconselhadas a permanecer em casa.

No Brasil, municípios que flexibilizaram o isolamento passaram a exigir o uso de máscaras no transporte coletivo e em qualquer estabelecimento comercial.

Mesas, computadores e demais instrumentos de trabalho deverão ser higienizados com desinfetante ou álcool 70% pelos próprios funcionários ao menos duas vezes por dia: no início e no final do expediente.

Caberá à empresa fornecer todos os itens de higiene (máscaras, álcool em gel) aos funcionários e conscientizá-los sobre a importância de manter as mãos limpas, lavando-as com água e sabão por pelo menos 20 segundos, e evitar tocar em olhos, nariz e boca com as mãos não higienizadas.

Aqui estão as instruções do CDC (Centro de Controle e Prevenção de Doenças), dos Estados Unidos, para repassar a quem voltará ao escritório.

Desinfecção de superfícies deverá ser constante.

Será necessário redesenhar uma rotina de higiene para o pessoal da limpeza do escritório, especialmente de superfícies altamente tocadas, como telefones, maçanetas, janelas, interruptores, torneiras e pias.

Em vez de ar-condicionado, será preciso abrir as janelas e deixar o local bem ventilado para eliminar o vírus.

3. Plano de retorno gradativo

Os funcionários não voltarão ao trabalho simultaneamente. Será exigido um plano de reabertura gradual da empresa, seja alternando trabalho remoto e presencial, dividindo a equipe por turnos ou limitando o número de pessoas com base na área útil do escritório.

O ideal é criar normativas para o período de Covid-19 e enviar aos funcionários dias antes do retorno ao trabalho, explicando como será a nova dinâmica. O documento deve incluir as orientações de higiene das mãos e do ambiente, obrigatoriedade do uso de EPIs, distanciamento, uso de elevadores, limitação de pessoas no refeitório e diretrizes para reuniões presenciais.

Pessoas com sintomas da doença devem ser aconselhadas a permanecer em home office por ao menos 14 dias, assim como as que se enquadram em grupos de risco: doenças cardiovasculares, pressão alta, diabetes, asma, doença pulmonar obstrutiva, insuficiência renal, doença hepática grave, imunodeficiência e câncer.

4. Integração da equipe

No retorno ao escritório, depois de semanas em isolamento no home office e de reuniões por videochamada, não é indicado colocar os funcionários em uma sala para fazer comunicados. O ideal é conversar com a equipe, mantendo cada um na sua própria mesa, para evitar aglomeração.

Reintegrar os colaboradores ao ambiente de trabalho será um processo demorado, uma vez que ainda haverá hesitação e medo de contaminação. Por isso, é fundamental transmitir segurança e criar um plano de adaptação, permitindo que as pessoas voltem em grupos alternados e recebam informativos de como a empresa se preparou nas últimas semanas para recebê-las.

Distanciamento e uso de EPIs serão a nova rotina nos espaços de trabalho.

Mesmo com a volta ao escritório, a rotina de trabalho sofrerá mudanças, a começar pelo nível de produtividade. As pessoas ainda precisarão de um tempo para se adaptar (assim como aconteceu no home office), e os gestores devem saber disso de antemão, compreendendo que nem tudo pode sair dentro do esperado.

5. Mensagens de boas-vindas

O plano de volta ao escritório deve se preocupar também com a recepção dos colaboradores, afinal não será, nem de longe, um dia comum.

Escrever mensagens de retorno ao trabalho é um gesto simples e delicado para confortar a equipe e demonstrar que existe uma rede de apoio disponível na empresa.

Mesmo que a volta ao escritório pareça um movimento distante em razão da pandemia, já é hora de traçar um planejamento para receber os funcionários na empresa. Um preparo atento vai minimizar erros e estresse generalizado.

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