Boas práticas no home office: o que empresas estão fazendo

A migração do trabalho presencial para o formato remoto vem impondo desafios a executivos e funcionários. Mesmo que temporária, a nova realidade trazida pelo novo coronavírus deve estar acompanhada de boas práticas de home office.

Isso significa encontrar maneiras de aprimorar a comunicação com a equipe e oferecer a estrutura para o escritório em casa para que as pessoas se acomodem da melhor forma a essa nova rotina.

Saiba como tornar a experiência do trabalho em home office mais positiva, e menos estressante para o seu time!

Estrutura de trabalho

É dever da empresa garantir que o funcionário tenha a estrutura necessária para o desempenho das atividades em casa. Isso significa fornecer equipamentos e acessos a sistemas e ferramentas.

E o que é possível fazer? Disponibilizar notebooks, liberar a compra (com posterior reembolso) de pequenos itens, como fone de ouvido, roteador e cabos, e permitir que os funcionários possam levar para casa os equipamentos do escritório.

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A migração para o home office impõe desafios específicos a cada tipo de negócio. Se para uns pode ser o uso de linhas telefônicas, outros podem exigir soluções de segurança.

Comunicação regular

A forma e a frequência com que empresas se comunicam com os funcionários são parte do sucesso – ou fracasso – do home office. Marcar reuniões ou enviar mensagens apenas para apontar erros só servirá para desmotivar a equipe e criar um ambiente inseguro para o trabalho.

Uma fórmula que vem sendo aplicada em vários negócios – e que tem funcionado muito bem – é o contato regular, com conversas rápidas a cada três dias para contextualizar o time sobre a saúde financeira da empresa, o resultado de projetos, andamentos e prazos de atividades e demais comunicados importantes. É o momento de ser transparente – os funcionários esperam isso dos gestores.

Meeting: comunicação constante com a equipe é determinante para o sucesso do home office.

Os contatos diários podem ser breves e simples. Enviar um “Bom dia! Como vocês estão?” pelo comunicador online é suficiente.

Durante as chamadas, ligar a câmera ocasionalmente é uma boa ideia para manter a conexão humana.

Todas essas recomendações vão ajudar a criar uma unidade coletiva, mostrando empatia e solidariedade.

Acompanhamento da equipe

Gerenciar as atividades é vital para equipes remotas. Esse acompanhamento se torna mais consistente quando são utilizadas ferramentas, especialmente quando se fala em cumprimento de prazos e alcance de resultados.

Manter os funcionários atualizados sobre o surgimento de tarefas extras, mudanças pontuais em projetos e alterações de deadlines é essencial para que eles saibam qual caminho seguir e consigam se reprogramar. Essa comunicação é ainda mais importante durante o trabalho remoto, quando as pessoas tendem a estar bastante isoladas.

A maioria dos executivos se pergunta como fazer para tornar a equipe mais produtiva, mas o questionamento central deve ser outro, especialmente neste momento tão delicado imposto pela pandemia de Covid-19: como garantir que as pessoas estejam bem e trabalhando?

No “novo normal” para o mundo do trabalho, é importante estimular o senso de responsabilidade entre a equipe, garantindo que todos estejam alinhados com o propósito da empresa e consigam cumpri-lo.

Apoio aos colaboradores

O momento é propício para criar uma rede de auxílio para a equipe, já que o trabalho remoto faz com que as pessoas se sintam isoladas e solitárias. Embora muito venha se falando sobre home office nas últimas semanas, ainda é pequena a fatia de trabalhadores que já tinha vivência com esse modelo de trabalho.

Somada à inexperiência de trabalhar de casa, todos estão precisando lidar com a nuvem de incertezas e medos trazida pela pandemia do novo coronavírus. Este é o momento em que os colaboradores mais precisam de ajuda.

O apoio aos funcionários faz com que eles se sintam amparados e integrados, mesmo a distância.

Fazer breves pesquisas de clima organizacional durante o home office, aplicando o primeiro questionário na semana inicial do trabalho remoto, apontará as demandas da equipe. As perguntas devem estar centralizadas nas dificuldades encontradas, nos benefícios descobertos e em sugestões de como a empresa poderia auxiliar.

É importante agir já na primeira semana, mesmo que as ações sejam simples, como o envio de e-mails com dicas de adaptação à nova rotina e organização do espaço para trabalhar, além de sugestões de atividades relaxantes e divertidas para fora do expediente.

O incentivo ao compartilhamento de informações que possam ser úteis a todos também é uma boa ideia.

Concessão de benefícios

O pagamento de alguns benefícios para colaboradores pode ser interrompido durante o home office, como o vale-transporte, já o dos vales-alimentação e refeição só pode ser bloqueado se eles não fizerem parte de negociação coletiva.

A Participação nos Lucros e Resultados deve ser mantida durante o período de home office, assim como o vale-cultura e o plano de saúde.

Algumas empresas estão oferecendo aconselhamento psicológico, com atendimentos online, para ajudar os funcionários a gerenciar estresse e ansiedade.

Existem outros benefícios que podem ser implantados, como horários flexíveis, valor em dinheiro equipar o home office, compra ou aluguel de cadeiras ergonômicas, cartão pré-pago para ser utilizado para pagamento de despesas domésticas, happy hour virtual, vouchers para delivery e congelamento das demissões.

O home office é apenas uma das transformações esperadas nos ambientes de trabalho com a pandemia de Covid-19. Mantenha-se informado com os nossos conteúdos. É muito simples, basta assinar nossa newsletter!