6 dicas para gerenciar o tempo de trabalho em escritórios

Trabalhar em escritório é sempre sinônimo de concentração e foco? Não é bem assim! E quem afirma é um estudo da Universidade da Califórnia, que descobriu que os funcionários são interrompidos, em média, a cada três minutos e cinco segundos e precisam de 23 minutos e 15 segundos para voltar ao trabalho.

Sem dúvidas, gerenciar tempo se tornou um grande desafio, ainda mais quando você precisa lidar com demandas de colegas, e-mails por responder, telefonemas constantes e as tarefas do dia, não é mesmo?

Para aumentar a produtividade no trabalho e driblar essa situação, listamos seis dicas que são grandes aliadas de quem trabalha em escritórios e precisa de organização e foco. Continue a leitura deste artigo e confira!

1. Organize a sua agenda

Comece por escolher qual vai ser a plataforma da sua agenda: digital ou impressa. Escolha uma das duas e focalize todas as informações nela para não perder ou esquecer nada. O ideal é que o momento de organizar a agenda sempre seja no dia anterior ou, no máximo, nas primeiras horas da manhã.

Em seguida, anote tudo o que você precisa fazer naquele dia: tarefas, conversas, coisas que não pode esquecer.

Uma das grandes vantagens da agenda é que, em geral, elas trazem a divisão do dia por horas. Use essa função a seu favor para gerenciar o tempo. Comece por anotar todas as reuniões em seus respectivos horários e, em seguida, divida as tarefas pelos momentos do dia.

Para fazer essa distribuição de tarefas, liste em primeiro quais são aquelas que necessitam de máxima prioridade. Sem dúvidas, irá ajudar muito a dar um norte para começar as suas atividades.

Se você tem algumas tarefas com prazo, é interessante investir em marca-páginas coloridos e aplicá-los nos dias da entrega. Assim, toda a vez que você abrir a sua agenda, vai ter lembretes chamativos.

2. Desconecte-se

As tecnologias são grandes aliadas do dia a dia, não é mesmo? Mas ao mesmo tempo, podem ser suas piores inimigas. O smartphone sempre do lado anunciando notificações ou as redes sociais sempre abertas podem ser o suficiente para prejudicar a sua produtividade.

Portanto, desconecte-se. Separe alguns momentos do seu dia para dar uma pausa e checar suas redes sociais, mas, fora isso, fique desligado delas. Notificações de comentários, curtidas e seguidores não são essenciais e não precisam ser vistas a todo o momento, certo?

Atualmente, os próprios smartphones já oferecem a opção de não perturbar ou de manter foco com o intuito de auxiliarem na busca por qualidade de vida. Se você tem muita dificuldade em se manter desconectado, utilize essas funcionalidades para ajudá-lo.

“Eu uso WhatsApp no meu trabalho, o que posso fazer?”

Nesse caso, você pode criar alguns momentos de foco e depois verificar suas mensagens. Por exemplo, a cada 20 minutos de foco total no trabalho, pare cinco para responder o WhatsApp.

3. Foque em uma tarefa por vez

Aquela velha conversa de não querer abraçar o mundo! Focar em tantas tarefas ao mesmo tempo pode ser sinônimo de fazer tudo mal feito ou não conseguir entregar a tempo.

Ao gerenciar o tempo, deixe detalhado qual vai ser a tarefa que será feita em cada horário. Tente ser fiel ao seu planejamento e pare apenas se houver algo muito urgente que não pode esperar.

Em tarefas extensas ou muito densas, algumas pessoas gostam de intercalar com outras tarefas mais simples para distrair a mente. Mas fique atento! Você pode se dispersar em outros afazeres e perder todo o tempo. O ideal é criar blocos de concentração, como explicamos no tópico anterior.

Relógios de pulso com despertador são grandes aliados de quem quer trabalhar com blocos de concentração. Você pode determinar o tempo que necessita e trabalhar descansado.

4. Seja responsável

Vai fazer uma pausa? Não relaxe! Levante, tome um café com os colegas de trabalho, converse um pouco e retorne. É importante saber o momento de terminar a pausa e focar em suas responsabilidades.

Por exemplo, se você sabe que tem um prazo de entrega a cumprir, então compreende que precisa gerenciar o tempo para cumprir com o combinado, certo? Foque nas tarefas, desconecte-se e organize-se para entregar tudo certo e completo.

5. Encontre um método de gerenciamento de tempo

Você pode criar o seu próprio método de gerenciamento de tempo, mas caso queira uma ajudinha, é interessante conhecer alguns já existentes e que oferecem bons resultados para quem cumpre-os com exatidão. Confira:

Getting Things Done (GTD)

O método criado pelo consultor em produtividade David Allen consiste em cinco etapas para realizar as tarefas:

• Recolher: escreva todas as atividades que precisam ser feitas e elimine o que pode tirar o seu foco.
• Processar: crie prioridades, detalhe projetos maiores e aprenda a delegar tarefas.

• Organizar: lembra o que falamos anteriormente sobre agendas? Este é o momento de passar todas as informações para ela.
• Executar: realizar as tarefas planejadas.
  
• Rever: volte para verificar se as tarefas foram planejadas. Se encontrar alguns problemas, elimine-os.

Multiplique o tempo

O consultor Rory Vaden tem uma solução muito interessante para gerenciar tempo: o que você pode fazer hoje para melhorar o dia de amanhã e torná-lo mais eficiente?

Rory propõe uma espécie de funil mental (mas você pode escrever, se achar mais fácil). Comece por ver prioridades e verifique se alguma pode ser automatizada. Por exemplo, se você é responsável pelo pagamento de contas do escritório, que tal deixar tudo isso no pagamento automático? Assim, não é preciso tirar do seu dia um tempo para pagar tudo manualmente.

6. Separe o urgente do importante

Depois de ler todas essas dicas você ainda ficou com dúvidas sobre como definir as tarefas importantes? Com a ajuda dos gurus empresariais Smith e Covey isso se torna um pouco mais fácil.

Os dois americanos ensinam que devemos separar o urgente do importante. Parece a mesma coisa, certo? Mas não é!

Importante são as tarefas que de fato geram grandes impactos e fazem a diferença. Já urgente são aquelas que vão aparecendo pelo caminho, mas precisam ser feitas com certa rapidez.

Por exemplo, terminar um relatório semanal pode ser importante, mas telefonar para alguém pode ser apenas urgente. Entendeu?

É preciso saber ponderar e decidir o que de fato merece destaque e todas as suas energias.

Essas seis dicas podem ser todas feitas em conjunto para potencializar o seu tempo de trabalho no escritório. Fique tranquilo, não se cobre demais para apenas trabalhar, saiba respeitar as pausas, pois elas são essenciais e fazem parte de qualquer método de gerenciar tempo.

Além delas, você pode encontrar algumas ferramentas de gestão de tempo, como o Trello. A sua rotina ficará mais organizada e assertiva.